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- Mercato: Food - Beverage / Settore: Vitinicolo
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Profilo Aziendale
Cantina produttrice di vini in zona Padova. Fondata nel 1962 ha oggi due sedi produttive, per un totale di settanta ettari controllati direttamente e seimila metri quadri tra strutture di vinificazione, affinamento, imbottigliamento e commercializzazione. Dalla fine degli anni ‘80 la cantina si è lanciata nel business della distribuzione di grandi vini italiani e esteri. Oggi il portafoglio della cantina può contare su circa 2000 prodotti, con alcuni dei vini più importanti e conosciuti al mondo.
Criticità Evidenziata (Debolezze/Minacce)
Ritardi inoltro ordini: l’agente meno “tecnologico” deve preventivamente compilare documenti cartacei che poi invierà via fax e non sempre lo fa contestualmente con la ricezione della richiesta da parte del cliente ma spesso la sera o il giorno dopo da casa.
Ritardi fornitura preventivo: L’ordine o la richiesta di preventivo arriva via fax, la risposta al cliente finale potrebbe arrivare con un ritardo tale che quest’ultimo abbia già provveduto a rifornirsi da altri produttori.
Ritardi fornitura merce: l'ufficio amministrativo verifica la solvibilità cliente piuttosto che eventuali fatture in arretrato di pagamento da parte dello stesso cliente; l'ufficio commerciale provvede all'autorizzazione all’eventuale extra sconto piuttosto che impegno di fornitura sul quantitativo proposto. Spesso il titolare, nonché Responsabile Commerciale, si trova fuori sede (estero) per partecipare a fiere, eventi o accordi con altri produttori di vino; il settore logistico verifica la disponibilità del prodotto in magazzino e provvede a far preparare la merce per la spedizione.
Ritardi emissione DDT/Fattura: la contabilità clienti deve inserire i dati di ordinativo, acquisto e spedizione merce nel gestionale leggendo la copia del fax o la mail, il che comporta perdita di tempo, possibili errori d'inserimento dati con conseguenti problemi di fatturazione.
Opportunità Emersa (Forza/Opportunità)
L'azienda mostra cultura per l'innovazione. Il suo core Business della distribuzione dei grandi vini italiani ed esteri è un punto di forza importante che incontra l'opportunità un partner tecnologico per la digitalizzazione del suo business. Tanti sono gli stakeholder come catene di alberghi e ristoranti che interagiscono con 60 agenti di vendita in tutto il territorio nazionale. L'opportunità consiste nel fare dialogare gli stakeholder su piattaforma digitale e permettere lo sviluppo del business con velocità importanti. I 2000 prodotti a portafoglio certificano la forza distributiva dell'azienda e giustificano la opportunità di utilizzare una piattaforma digitale per il business.
Mappatura degli Sprechi secondo l'approccio Lean
Individuazione degli ambiti di spreco sui quali efficientare i processi.
Difetti
Tempo per la risoluzione degli errori di lavorazione
Sovrapproduzione
Produzione non necessaria o pianificazione errata
Perdita Tempo
Spreco di tempo nelle fasi di processo
Spreco Talento
Allocazione non efficiente delle risorse
Processi Extra
Piú lavoro o maggiore qualità non richiesta
Mobilitá Inutile
Movimentazione non efficiente delle risorse
Disorganizzazione
Archiviazione o Inventariato inefficiente
Trasporto non necessario
Movimentazione non necessaria di prodotti e materiali
Perdita Tempo
Abbattimento dei Lead Time e dei Waste Time causati dai processi cartacei. Eliminazione dei ritardi nella fornitura della merce con evidente vantaggi sul lato amministrativo, commerciale e logistico. Eliminazione dei ritardi di emissione DTT e Fatture.
Processi Extra
Eliminazione del lavoro ridondante per la compilazione dei documenti cartacei e d'invio fax nonché la redazione di preventivi ed ordini.
Disorganizzazione
Riorganizzazione e reingegnerizzazione dei processi legati agli ordini, preventivi e gestione della merce con la conseguenza positiva di annullamento degli errori di fornitura e di fatturazione.
Cosa
Piattaforma Adiuto DMS e BPM per sfruttare a pieno le funzionalità del workflow e dei relativi processi connessi in ambito amministrativo, commerciale e logistico.
Come
Sfruttando la funzionalità di “gestione righe” (documento phantom con righe “stile” gestionale) del componente workflow di processo (BPM), Adiuto permetterà agli agenti d'inserire le righe d’ordine attraverso piattaforma web con ausilio di un semplice tablet direttamente dal cliente, compilando campi indice. L’agente sceglie da un’anagrafica del sistema (copia dell’anagrafica del gestionale aziendale, eventualmente filtrato per agente di assegnazione) anziché scrivere a mano il nome del cliente, con conseguente abbattimento degli errori d'interpretazione in amministrazione in fase di spedizione e fatturazione. Riga per riga viene specificato l'ordine del cliente attraverso il quantitativo del prodotto ordinato e codice dell'articolo ordinato. Anche in questo caso l'agente non scrive a mano i dati ma li seleziona da una anagrafica articoli in modo che sia impossibile confondere descrizione o codifica dell’articolo. Questo, come sopra, portava a errori o fraintendimenti nella fornitura finale con conseguente ulteriore movimentazione della merce, spese di trasporto aggiuntive per l’azienda, perdite economiche dovute a fornitura di prodotto sbagliate, ritardi nell’incasso per errori di fatturazione.
Chi
I dipendente e/o collaboratori coinvolti beneficeranno della digitalizzazione e automazione del processo organizzativo dell'applicazione. In particolare sono: Amministrativi per la gestione ordini, agenti di vendita sul territorio nazionale, responsabili di magazzino, manager della rete commerciale e clienti.
Soluzioni
Adiuto per rendere più snello "LEAN" il processo di ordine e per cogliere le opportunità adeguatamente innescate sui punti di forza del cliente. Il Workflow digitale adeguatamente configurato, una volta che venga confermato l'ordine attraverso il bottone "Invia su tablet" permetterà di far arrivare:
- Mail con riepilogo dell’ordine al cliente e all’agente
- Notifica all’amministrazione che verificherà nell’immediato la solvibilità del cliente o l'apertura di una nuova anagrafica o le fatture in arretrato
- Notifica al titolare/responsabile commerciale che valuta prezzi ed eventuali extra sconti dovunque esso di trovi: sede, Italia o estero.
- Notifica al magazzino per verifica disponibilità della merce e preparazione della stessa (o richiesta di approvvigionamento) e organizzare spedizione dopo conferma da parte del titolare/responsabile commerciale e dell’amministrazione
- Notifica al cliente (e all’agente) che lo avvisa della spedizione della propria merce (con allegato ddt di consegna)
- Tutti i dati inseriti nell’interfaccia web della piattaforma Adiuto, una volta terminato il processo di approvazione ordine, vengono inviati al gestionale per essere elaborati. Nessuna interazione di persone che devono reinserire a mano i dati (spesso interpretandoli e correggendo errori di descrizione o codifica), ma flusso di dati da sistema a sistema. I colleghi dell’amministrazione si troveranno il giorno dopo i dati inseriti nel gestionale edovranno solo verificarli velocemente e premere un bottone per emissione DDT e fattura cliente.
Vantaggi
Lista sintetica dei pricipali vantaggi emersi della soluzione Adiuto presentata.
- Velocità nei tempi di risposta
- Fidelizzazione del cliente
- Immagine di efficienza e modernità
- Certezza nei tempi di risposta e di consegna
- Integrità dati nel gestionale
- Abbattimento errori di fatturazione e consegna
- Tempi certi negli incassi
- Tracciabilità completa dell’iter: chi fa cosa, quando e come
- Svincolare parti decisionali del processo dalla presenza fisica in azienda delle persone
- Abbattimento dei tempi d'incasso provvigioni per gli agenti
Gestione Contenuti e Processi
Le Soluzioni tecnologiche e metodologiche per ogni processo critico.
