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- Mercato: Manifatturiero / Settore: Multiservizi
- Aree Applicative: Qualità, Produzione, Logistica, Governance, Compliance, Approvvigionamenti, Amministrazione - Finanza e Controllo, Ambiente e Sicurezza
Profilo Aziendale
Azienda operante nell'ambito della gestione degli impianti d'immobili con utilizzo di aziende in subappalto, su tutto il territorio nazionale.
Criticità Evidenziata (Debolezze/Minacce)
Responsabilità interna
La responsabilità della correttezza e delle tempistiche d'inserimento in carico a personale interno
Log di processo manuale
Log delle attività di processo manutenuto manualmente, su fonti eterogenee Excel/Email/Appunti
Duplicazione del dato
Dati replicati in ulteriori file a seconda dell'ufficio di competenza, con conseguente duplicazione della probabilità di errore.
Condivisione manuale
Condivisione di dati e documenti in carico al personale interno
Rischio per documentazione scaduta
Molti documenti, specialmente quelli riguardanti tematiche di sicurezza, dei vari fornitori già qualificati necessitano di periodico controllo per verifica di validità.
Opportunità Emersa (Forza/Opportunità)
Inversione della responsabilità al fornitore
La responsabilità della correttezza dei dati e dei documenti totalmente in carico al fornitore (owner del dato). Personale interno coinvolto solo al termine per la verifica di coerenza e correttezza.
Univocità del dato e accessi controllati
Il dato inserito è salvato all'interno del sistema centrale Adiuto e non replicato su altri sistemi. Ogni accesso è controllato da apposite autorizzazioni e tracciato in modo inalterabile a sistema.
Condivisione automatica e controllata
Il sistema, secondo il processo, rende fruibili dati e documenti agli uffici preposti, in automatico, secondo le autorizzazioni stabilite.
Gestione smart & digital oriented
Documenti e processo condivisi in azienda, con accesso anche all'esterno.
Portale fornitori abilitante per la gestione di ulteriori eventuali processi futuri con coinvolgimento diretto del business partner.
Scadenzario automatico
Controllo delle scadenze di dati e documenti automatico da sistema, con reminder e alert a uffici preposti.
Mappatura degli Sprechi secondo l'approccio Lean
Individuazione degli ambiti di spreco sui quali efficientare i processi.
Difetti
Tempo per la risoluzione degli errori di lavorazione
Sovrapproduzione
Produzione non necessaria o pianificazione errata
Perdita Tempo
Spreco di tempo nelle fasi di processo
Spreco Talento
Allocazione non efficiente delle risorse
Processi Extra
Piú lavoro o maggiore qualità non richiesta
Mobilitá Inutile
Movimentazione non efficiente delle risorse
Disorganizzazione
Archiviazione o Inventariato inefficiente
Trasporto non necessario
Movimentazione non necessaria di prodotti e materiali
Difetti
Tutta la documentazione ricevuta veniva controllata e archiviata manualmente in repository condivisi (shared folder).
Perdita Tempo
Prima del processo gestito sul CMS l'ufficio acquisti era costretto a sollecitare, ricevere e gestire manualmente tutti i documenti necessari per completare la qualifica del fornitore. Avendo un portale a disposizione si è reso il fornitore autonomo di caricare la documentazione.
Spreco Talento
- La registrazione di tutti i dati ricevuti dal fornitore in carico al personale interno, in particolare attività di lettura/trascrittura da documenti eterogenei (anche manoscritti)
- Scadenzario delle attività manuale su file Excel, manutenuti dal personale interno quotidianamente
- Dati replicati su documenti diversi a seconda dell'ufficio di competenza
Disorganizzazione
Il fornitore inviava la documentazione in maniera sparsa, spesso scansionando più documenti in un unico file. Era inoltre complicato tenere traccia dell'attuale stato di tutte le qualifiche senza un workflow strutturato e digitalizzato.
Cosa
Piattaforma DMS e BPM per la gestione digitale del processo abbinata a CMS personalizzato per rendere i partner proattivi nel processo di business.
Come
In Adiuto, tramite le potenzialità di document composition (famiglie di processo) è stato definito il processo di input di dati, con creazione automatica in real/time dei moduli di qualifica. La flessibilità della gestione documentale, abbinata alla parametrizzazione dei workflow ha permesso di configurare un processo totalmente digitale di archiviazione, controllo e revisione di tutta la documentazione dei partner.
Tramite il modulo CMS è stata assegnata al partner la responsabilità di inserire e fornire i dati richiesti, all'interno di un'area riservata, dedicata e altamente user-friendly senza necessità di specifiche istruzioni e/o coinvolgimento del personale interno.
Chi
Il personale di ufficio acquisti, amministrazione, sicurezza e qualità ricevono tempestivamente i dati aggiornati (senza ridondanti attività di trascrittura) direttamente dal partner stesso, al quale possono notificare/segnalare incorrettezze dalla piattaforma, mantenendo tracciate all'interno del sistema tutte le attività svolte.
Soluzioni
Il progetto ha avuto come primo focus la digitalizzazione interna, con la gestione della registrazione dei primi dati necessari e l'avvio del workflow di qualifica. Successivamente è stato attivato il flusso di gestione documentale per la parte di archiviazione, verifica e condivisione dei documenti, includendo la definizione di autorizzazioni degli uffici coinvolti e relative notifiche automatiche.
Come ultimo step, il progetto ha previsto l'attivazione dell'interfaccia diretta verso i partner, tramite il modulo di CMS, personalizzato secondo l'esigenze del cliente e del settore.
Vantaggi
Lista sintetica dei pricipali vantaggi emersi della soluzione Adiuto presentata.
- Ridotto spreco di tempo personale interno
- Responsabilità del dato assegnata all'owner stesso del dato
- Riduzione probabilità di errore umano
- Drastica riduzione delle latenze dovute a inefficienze umane
- Brand aziendale fortemente digital oriented
- Migliorata qualità del lavoro quotidiano del personale interno
- Accesso controllato a documenti/informazioni confidenziali
Gestione Contenuti e Processi
Le Soluzioni tecnologiche e metodologiche per ogni processo critico.
Processi Gestiti per Area
Aree Applicative delle soluzioni per la Gestione dei Processi.
