Nota spese digitale: la normativa per la conservazione dei giustificativi di spesa

La Nota Spese Digitale di Adiuto semplifica e rende snello il processo di compilazione, invio e approvazione di tutte le note spese. Gli utenti possono caricare il giustificativo della spesa da smartphone scattando una foto e il sistema la inserisce direttamente nella nota spese.

Ma come conservare gli originali dei giustificativi di spesa?

La normativa a cui fare riferimento è il Codice dell’Amministrazione Digitale per la Pubblica Amministrazione e il decreto ministeriale del 17 giugno 2014 su quale nel 2017 si è espressa l'Agenzia delle Entrate, confermando che i giustificativi di spesa possono essere digitalizzati, per esempio attraverso una foto fatta con lo smartphone.

La modalità di conservazione dei giustificativi dipende dalla loro tipologia:

Gli originali dei giustificativi non unici (gli scontrini fiscali, le fatture, le ricevute fiscali), cioè quelli al cui contenuto è possibile risalire attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi, possono essere distrutti una volta completata la procedura di conservazione digitale.

Gli originali dei giustificativi unici (giustificativi di cessioni o prestazioni emessi da soggetti economici di Paesi fuori dall’Unione Europea), cioè quelli che non consentono di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, devono essere conservati anche in versione analogica.

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